Smart working ai tempi della pandemia

In poco più di una settimana la quasi totalità delle grandi imprese era pronta per il lavoro da remoto con piattaforme digitali, sistemi di connessione e di sicurezza, strumenti collaborativi e una gestione più o meno smart dei team a distanza. Impennata anche nelle PA con un +487%, passato dal 16% al 94%. Sempre un passo indietro le pmi, dal 12% al 22%. Limiti, opportunità e sorprese di uno smart working adottato in fretta e furia in tempi emergenziali, che ha richiesto una buona dose di creatività e improvvisazione e, ora, la direzione da imboccare per un New Normal che avanzi verso una nuova organizzazione del lavoro.

«Dobbiamo essere ingegneri della digital transformation per realizzare una digitalizzazione siderurgica, con progetti chiari, metodi robusti e trasparenti, criteri di misurazione e comunicazione; tassonomia dei dati, architetture, sicurezza e competenze. E in tutto questo un CIO valorizzato come tale e non come capo della nursery o della ricreazione».

Con queste immagini forti, che non lasciano dubbi sui ritardi italiani e sull’urgenza di innovare le nostre imprese oltre i soliti progetti pilota, Francesco Caio, presidente Saipem, è intervenuto alla presentazione dei dati annuali dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Una edizione 2020 senza paragoni, perché per le condizioni che hanno determinato l’impennata dei numeri non è confrontabile con nessun prima, il prima della pandemia.

Si è trattato di un ricorso emergenziale per conciliare tutela della salute e continuità produttiva con un abilitatore, lo smart working, che dove si è potuto si è velocemente messo in atto con l’introduzione o il potenziamento di tecnologie digitali, piattaforme e dispositivi sia aziendali sia, in molti casi, personali (il 73% della PA ha chiesto il ricorso a strumenti personali, dimostrando limiti di spesa e arretratezza tecnologica, contro il 38% delle aziende private).

Va evidenziato che le aziende e le pubbliche amministrazioni che avevano già in corso processi di digitalizzazione si sono trovate avvantaggiate, con meno intoppi e un’adozione più fluida ed estesa del lavoro agile. In particolare, nelle imprese che avevano già progetti di smart working l’estensione ha raggiunto il 59% dei dipendenti, mentre nelle altre si è fermato al 36% e nelle pubbliche amministrazioni ha raggiunto il 70% del personale, rispetto a quelle che hanno dovuto cominciare da zero (55%). Una su due le pmi che non hanno potuto lavorare da remoto, in parte per le attività produttive, in parte per mancanza di infrastruttura tecnologica adeguata.

Più di due grandi imprese su tre hanno dovuto aumentare la dotazione di pc portatili e di altri strumenti hardware (69%), nonché di servizi per poter accedere da remoto in modo sicuro agli applicativi aziendali (65%) e hanno dovuto potenziare o introdurre software collaborativi (45%). Massicci gli interventi formativi, a distanza, per l’uso di strumenti digitali (61% delle grandi aziende), per sviluppare soft skill digitali (58%) e per imparare a gestire i collaboratori a distanza (43%).

I numeri eccezionali della pandemia

Durante la fase più acuta dell’emergenza lo smart working ha coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni italiane e il 58% delle pmi, per un totale di 6,58 milioni di lavoratori agili, circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, decuplicando e più i 570mila censiti nel 2019.

Il maggior numero di smart worker lavora nelle grandi imprese, 2,11 milioni; 1,13 milioni nelle pmi; 1,5 milioni nelle microimprese sotto i dieci addetti e infine 1,85 milioni di lavoratori nelle pa. Picchi significativi nel Finance e nell’ICT e un po’ meno nel retail e nel manifatturiero. Sono state coinvolte anche funzioni prima ritenute incompatibili con questo modello di lavoro: per la prima volta gli operatori di call center nel 33% delle grandi imprese, gli addetti allo sportello che hanno riconvertito una parte delle attività e hanno comunicato digitalmente con i clienti nel 21% delle imprese e operai specializzati che hanno eseguito controlli e manutenzione da remoto dei macchinari nel 17% delle fabbriche.

I numeri del New Normal

A settembre 2020, tra rientri consigliati e obbligatori, difficoltà e incertezze nell’apertura delle sedi di lavoro, gli smart worker sono scesi a 5,06 milioni, suddivisi in 1,67 milioni nelle grandi imprese, 890 mila nelle pmi, 1,18 milioni nelle microimprese, 1,32 milioni nella pa. In media i lavoratori nelle grandi aziende private hanno lavorato da remoto per la metà del loro tempo lavorativo (circa 2,7 giorni a settimana), nel pubblico 1,2 giorni a settimana.

Ma questo nuovo modo di lavorare sfruttando le tecnologie digitali è ormai diventato di uso comune e non si tornerà più del tutto indietro, anche se necessita di una serie di riflessioni e adattamenti.

Al termine dell’emergenza si stima che i lavoratori agili, che lavoreranno almeno in parte da remoto, saranno sui 5,35 milioni, di cui 1,72 milioni nelle grandi imprese, 920mila nelle PMI, 1,23 milioni nelle microimprese e 1,48 milioni nelle PA. Per adattarsi a questa “nuova normalità” del lavoro il 70% delle grandi imprese aumenterà le giornate di lavoro da remoto, portandole in media da uno a 2,7 giorni alla settimana e una su due modificherà gli spazi fisici rendendoli smart.

Nelle PA saranno introdotti progetti di smart working (48%), aumenteranno le persone coinvolte nei progetti (72%) e si lavorerà da remoto in media 1,4 giorni alla settimana (47%), rispetto alla giornata media attuale.

Le sorprese “pasquali” dello smart working

«Nonostante le innegabili difficoltà incontrate, durante il Lockdown e anche dopo gli italiani hanno dimostrato un grande impegno e una grande capacità di resilienza e il sistema ha retto», commenta Mariano Corso, direttore scientifico dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

L’80% dei lavoratori delle grandi imprese dichiara infatti di aver portato a termine tutte le proprie attività anche da remoto, percentuale che scende al 58% della PA. Il 19% dei dipendenti privati dice di non essere riuscito a svolgere del tutto le proprie mansioni, percentuale che sale al 38% nella PA.

Ma certo, come ha ricordato la ministra della pubblica amministrazione Fabiana Dadone, la PA ha bisogno di modernizzarsi rispetto all’organizzazione del lavoro, ha bisogno di reingegnerizzare i flussi documentali ancora in gran parte cartacei, di avere personale formato e manager in grado di gestire un lavoro ripensato per obiettivi in cui misurare le performance. «Serviranno sperimentazione, flessibilità e uno sguardo europeo. Nessuna rigidità, perché le nostre amministrazioni sono molto diverse per dimensioni, mansioni, livello di digitalizzazione».

Le sorprese positive dell’esercizio forzato di smart working sono state: un miglioramento delle competenze digitali (71% grandi imprese, 53% PA); il superamento di pregiudizi e stereotipi rispetto al lavoro a distanza (65% grandi imprese, 38% PA), la consapevolezza della reattività al cambiamento dell’organizzazione (60% imprese, 36% pa); il ripensamento dei processi (59% imprese, 42% PA), l’occasione di sperimentare nuovi strumenti digitali (47% imprese, 56% PA).

Inoltre, la grande maggioranza degli smart worker rileva un effetto positivo del lavoro da remoto sulle performance dell’organizzazione: il 73% ritiene buona o ottima la propria concentrazione, il 76% dice che è aumentata l’efficacia, il 72% l’efficienza e per il 65% il nuovo modo di lavorare ha portato innovazione nel lavoro.

«L’emergenza Covid19 ha accelerato una trasformazione del modello di organizzazione del lavoro che, in tempi normali, avrebbe richiesto anni, dimostrando che lo smart working può riguardare una platea potenzialmente molto ampia di lavoratori, a patto di digitalizzare i processi e dotare il personale di strumenti e competenze adeguate», afferma Mariano Corso.

«Ora è necessario ripensare il lavoro per non disperdere l’esperienza di questi mesi e per passare al vero e proprio smart working, che deve prevedere maggiore flessibilità e autonomia nella scelta di luogo e orario di lavoro, elementi fondamentali a spingere una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Bisogna mettere al centro le persone con le loro esigenze, i loro talenti e singolarità, strutturando piani di formazione, coinvolgimento e welfare che aiutino le persone ad esprimere al meglio il proprio potenziale».

Non sono infatti mancate anche le sorprese negative: nel 58% delle grandi aziende le difficoltà legate al work-life balance (33% nella PA), nel 40% la disparità tra i carichi di lavoro dei colleghi (39% nella PA); nel 31% la carenza di competenze digitali (31% PA); nel 33% l’incapacità dei manager a gestire i team a distanza; i costi imprevisti per il 27% (25% PA) e problematiche legate alla tecnologia nel 23% (46% PA). I lavoratori hanno espresso senso di isolamento (29%), difficoltà per tecnologie non adeguate (29%), difficoltà a conciliare lavoro e famiglia (27%) e la sensazione di essere sempre connessi (26%).

In pratica, le modalità di lavoro sperimentate durante l’emergenza sono state, per certi versi, più vicine al telelavoro che a un vero Smart Working, che prevede una serie di equilibri tra lavoro mobile, vita privata e presenza in ufficio, con spazi spesso ripensati in chiave sociale, di confronto e condivisione. Le motivazioni al rientro in ufficio tra maggio e settembre nelle grandi imprese sono state proprio indicate nel promuovere il senso di appartenenza (54% delle grandi imprese), la socializzazione (50%), la collaborazione (49%) e nell’alleviare lo stress da isolamento (33%).

Lezioni imparate nella prima fase di smart working

1. L’applicazione dello smart working consente di conciliare tutela della salute e continuità del business.
2. Oltre l’emergenza, sono possibili altri modi di lavorare spesso molto efficaci.
3. Le persone sono in grado di sviluppare nuove abilità e competenze.
4. L’applicazione dello smart working su larga scala porta a nuovi modelli di vita e di società. 

Lezioni da imparare nel New Normal

1. Lo sviluppo di un modello di lavoro sostenibile richiede un delicato bilanciamento tra fattori, per esempio tra lavoro individuale e attività collaborativa, tra mansioni svolte in remoto e altre in ufficio, tra organizzazione del lavoro e gestione delle persone e delle loro attività, tra obiettivi e responsabilità.
2. Senza un cambiamento culturale e manageriale lo smart working diventa puro privilegio.
3. Il nostro quadro giuridico e contrattuale non è pronto per l’ampia scala.
4. Lo smart working applicato su vasta scala sposta ricchezza e bisogni dal centro alle periferie, dalle grandi città ai borghi ripopolabili, da attrezzare con servizi, welfare, mobilità, banda larga.

«Nell’emergenza abbiamo acquisito rapidamente consapevolezza dei vantaggi del lavoro agile e abbiamo avuto l’opportunità di sperimentarlo su vasta scala, pur se in una forma atipica.

Il rischio, però, è di trattarlo come un obbligo normativo o una misura temporanea ed emergenziale: si tratta invece di un’occasione storica che ci porterà verso un New Normal, con benefici non soltanto nel lavoro, ma sull’intero ecosistema di servizi, città e territori», conclude Fiorella Crespi, direttore dell’Osservatorio Smart Working.