Le nuove modalità di lavoro, sempre più digitali, interconnesse e per lo più ibride, risultano tra le principali sfide HR, per garantire insieme il benessere delle persone e la produttività aziendale. Si tratta inoltre di condizioni di lavoro mutevoli, con previsioni di ulteriori cambiamenti e assestamenti nei prossimi anni.
Secondo la ricerca “The Dynamics of Work” di WTW, quasi uno su due (44%) in Europa e a livello globale si aspetta un ulteriore cambiamento delle modalità di lavoro. Di conseguenza, gli HR sono all’opera per identificare le preferenze dei dipendenti, misurare l’impatto delle mutevoli condizioni di lavoro e ripensare l’employee experience per promuovere il passaggio a una nuova cultura del lavoro. Tutto questo richiede ovviamente anche un aggiornamento delle competenze per gestire i cambiamenti in corso.
Di fatto, le persone vanno attrezzate con soft skill adeguate per gestire una sempre maggiore flessibilità, velocità e variabilità di condizioni. Secondo l’ultimo Cegos Observatory Barometer “Transformations, skills and learning”, proprio le nuove modalità di lavoro sono la seconda sfida da affrontare nei prossimi due anni (52%), in termini di competenze, dopo la digitalizzazione stessa (61%).
La funzione del Time management nella comunicazione digitale
Tra i programmi di upskilling, dunque, anche il Time management andrebbe rispolverato e adeguato ai grandi cambiamenti indotti da una comunicazione digitale sempre più veloce e multicanale.
I fenomeni più frequenti riscontrati sui lavoratori sono un aumento della pressione sulla velocità di risposta o reazione; la difficoltà a mantenere la concentrazione e l’attenzione, scivolando in un multitasking che peggiora la qualità delle prestazioni; la scomparsa dei confini tra lavoro e vita privata, con effetti sul modo di riorganizzarsi e di gestire le priorità, con conseguente ricorso al multitasking.
Come parziale conseguenza di questi fenomeni, si assiste a una generale perdita di energie, non solo come aumento dello stress, ma anche come difficoltà a rispondere alle continue sollecitazioni che arrivano.
“È proprio in questo scenario che la capacità delle persone di gestire se stesse nel tempo risulta fondamentale. Ancor più risulta importante per le aziende favorire una cultura interna che renda possibile organizzarsi e allinearsi sull’uso reciproco del tempo. La pressione per la velocità e la marea di informazioni tendono a trasportarci, facendoci sentire quasi confortati. Per mantenere la direzione occorrono una presenza e una consapevolezza a volte non immediate, ma che si possono allenare. Si tratta di lavorare su sei driver fondamentali che, se potenziati, aiutano la persona a mettere ordine, e di conseguenza a sentirsi meglio. In questo modo si preserva il benessere del singolo e un buon clima organizzativo, tra i fattori cruciali oggi anche per trattenere le persone», spiega Chiara Barbieri, D&I Practice Leader di Cegos Italia, società di formazione manageriale.
I 6 consigli per migliorare la gestione del tempo
Per rispondere a questi rischi per il benessere delle persone, del clima aziendale e alla fine della produttività, Cegos ha individuato 6 driver su cui lavorare per una migliore gestione del tempo.
1. Scelta
Per scegliere bene occorre prima di tutto avere consapevolezza del proprio ruolo organizzativo e dei risultati collegati. Questo aiuta a organizzare gli obiettivi e le attività in relazione all’impatto potenziale e all’investimento in termini di risorse, il tempo e le energie proprie e altrui. La facoltà di scegliere restituisce la regia su quello che si vuole costruire, sulla base di quanto già creato, facendo oggi scelte in quella direzione.
2. Priorità
Come distinguere cosa è importante, urgente o prioritario? L’urgenza porta spesso a ritenere importanti cose che solo apparentemente sono tali, mentre l’importanza è contro-intuitiva. Lo “spazio” fondamentale, prima mentale e poi quotidiano, è quello per le cose importanti e non urgenti. Questo aiuta a introdurre anche la necessaria attenzione sul medio periodo, lo spazio della regia (punto 1) per mettere ordine nella propria sceneggiatura, che nell’era del “tutto subito” si perde.
3. Focus
Una delle sfide più grandi è mantenere il focus quando serve. Consapevoli che non è possibile avere sempre lo stesso livello di attenzione, si può però apprendere come guidare la mente là dove può dare il massimo. Significa costruire lo spazio per l’attenzione, ma anche rafforzare la capacità di vincere le distrazioni interne ed esterne e non dar seguito a stimoli superficiali.
4. Relazioni
Ci si sente spesso vittime di un ingranaggio in cui lo spazio per sé e per le persone importanti manca. Il tempo “relazionale” riguarda la capacità di comprendere le aspettative degli interlocutori e negoziare su una base di beneficio reciproco il quando, il cosa e il come. È essenziale per gestire la delega, sia ricevuta sia data, e per il famoso “dire di no”, che aiuta a trovare integrazione e armonia.
5. Energia
È l’elemento base di cui prendersi cura, identificando attività e comportamenti che favoriscano il “ricaricarsi” delle forze psico-fisiche. Serve conoscere le modalità di funzionamento della propria energia; di quando si riesce a dare il massimo e di quando lo stress si trasforma da positivo a negativo.
6. Pianificazione
È fondamentale perché permette di dare spazio alle cose importanti, significa identificare azioni concrete che permettano l’azione di tutti gli altri driver, senza togliere naturalezza. Nel pianificare si fa un bilancio, ci si rende conto di cosa sta funzionando e cosa invece va ancora aggiustato e si compiono scelte, che consentono di mettere in ordine le priorità, ragionando sull’impatto atteso.
